Downloaden als pdfAfdrukkenTerug
Scan Microsoft 365

Voorbeeldbedrijf B.V.

Inventarisatie van 24-09-2026 14:15 · rapport van 24-09-2026

6
teams
14
kanalen, waarvan 3 privé of gedeeld
19
eigen accounts
3
externe accounts
47
bestanden
35.1 MB
opslag in Teams en SharePoint

In het kort. Teams is in de loop der tijd gegroeid zonder vaste indeling: 6 punten maken het onoverzichtelijk, en 3 punten vragen direct aandacht omdat er mensen bij kunnen die dat waarschijnlijk niet (meer) horen.

3 direct aandacht 3 nalopen 6 rommel

Alle cijfers komen uit de eigen Microsoft 365-omgeving, opgehaald met leesrechten. Er is niets gewijzigd.

1 · Indeling

Door de bomen het bos nog zien?

Veel organisaties zijn in Teams gestapt zonder vaste indeling. Wat er nu staat, is gegroeid: een team per project, een kanaal per vraag, kopieën in plaats van links. Dit is wat dat in deze omgeving heeft opgeleverd.

1

Teams zonder activiteit in de laatste 180 dagen

Oude projecten die nooit zijn afgesloten. Ze maken zoeken lastiger en houden oude toegang in stand.

Archiveren: de inhoud blijft bewaard, het team verdwijnt uit de lijst.

1

Teams zonder één bestand

Aangemaakt en nooit gebruikt, of alleen voor chat.

Nagaan of ze nog nodig zijn; anders verwijderen.

3

Kanalen zonder één bestand

Veel kanalen die niet gebruikt worden, maken Teams onoverzichtelijk: niemand weet meer waar iets hoort.

Samenvoegen of verwijderen; een vaste indeling afspreken per soort team.

3

Bestanden die op meer dan één plek staan

Dezelfde naam en grootte op meerdere plekken: kopieën in plaats van één bestand met een link. Welke is de goede?

Eén vaste plek afspreken en de rest vervangen door een koppeling.

1

Bestanden meer dan 6 mappen diep

Diepe mappenstructuren zijn in Teams lastig te vinden en geven problemen met lange paden bij synchroniseren.

De indeling platter maken: kanaal → onderwerp → bestand.

1

Teams met twee leden of minder

Een team voor één of twee mensen is vaak een persoonlijke map die een team is geworden.

Opheffen of samenvoegen met het team waar het bij hoort.

De dubbele bestanden nemen samen 5.4 MB extra ruimte in.

2 · Toegang

Wie kan erbij?

Externen, deellinks en teams zonder beheerder. Dit zijn de punten waar informatie buiten de organisatie kan komen, of waar niemand meer over beslist.

3

Bestanden met een „iedereen met de link”-deling

Wie de link heeft, kan erbij: zonder in te loggen, ook buiten de organisatie. Links worden doorgestuurd en vergeten.

Nalopen of de deling nog nodig is; anders intrekken. Waar het wel nodig is: een link met vervaldatum of op naam.

1

Teams zonder eigenaar

Niemand kan leden toevoegen, verwijderen of het team opruimen.

Per team een eigenaar aanwijzen, of het team archiveren als het niet meer gebruikt wordt.

1

Uitgeschakelde accounts die nog lid zijn van teams

Meestal oud-medewerkers. Zolang ze lid zijn, staan ze in elke ledenlijst en gaat een heractivering van het account direct weer overal in.

Lidmaatschappen opruimen bij uitdiensttreding.

1

Externen die al 90 dagen of langer niet zijn ingelogd

Een account dat niet gebruikt wordt, is alleen nog een risico.

Opruimen, of navragen bij de collega die ze uitnodigde.

1

Bestanden gedeeld met de hele organisatie

Niet naar buiten, maar wel zichtbaar voor iedereen binnen de organisatie, ook voor wie het niet hoeft te zien. Copilot vindt ze ook.

Beperken tot het team of de personen die het nodig hebben.

4

Teams met maar één eigenaar

Gaat die persoon weg of is hij ziek, dan kan niemand het team beheren.

Een tweede eigenaar toevoegen.

3 · Kopie

Staan de bestanden ook ergens anders?

Tenant Organizer maakt een kopie van 10 bibliotheken naar eigen opslag, in dezelfde indeling als Teams.

Bijlage A

Alle teams

TeamMensenBestandenLaatst gewijzigdAangemaakt
Test (leeg)1 02024-04-07
Project Havenkade 20213 22025-02-012021-10-20
Verkoop5 72026-09-222023-09-20
Algemeen20 92026-09-232020-02-28
Marketing4 22026-09-232026-09-20
Projecten12 182026-09-242021-04-03
Bijlage B

“Iedereen met de link”-delingen

WaarBestand of mapGewijzigd
Projecten/Nieuwbouw Parkzicht/Meerwerk opdrachtgever.xlsx2026-09-14
Verkoop/General/Klantenoverzicht.xlsx2026-09-16
Verkoop/Offertes/2025/Offerte 25-088 School.docx2026-04-05
Bijlage C

Externe accounts

NaamOrganisatieTeamsKanalenLosse itemsUitgenodigdLaatst ingelogd
Kees Brouwer (extern)oud-adviesbureau.example20 02022-11-242024-11-03
Linda de Wit (accountant)accountant.example11 02025-05-122026-08-25
Henk Koster (extern)leverancier.example10 02026-09-042026-09-19
Bijlage D

Grootste dubbele bestanden

NaamGrootteAantal plekken
Plattegrond begane grond.pdf3.0 MB2
Personeelsgids 2026.pdf2.2 MB2
Planning Parkzicht.xlsx140 KB2